Składanie ofert i wniosków na platformie e-Zamówienia
Platformowa e-Zamówienia[1] jest jedną z wielu platform stworzonych w celu prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia lub prowadzenia konkursów. Jest ona jedyną platformą, z której zamawiający i wykonawcy mogą korzystać nieodpłatnie.
Wstęp
Platformowa e-Zamówienia[1] jest jedną z wielu platform stworzonych w celu prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia lub prowadzenia konkursów. Jest ona jedyną platformą, z której zamawiający i wykonawcy mogą korzystać nieodpłatnie.
Funkcjonalność Platformy pozwala na składanie ofert, wniosków oraz prac konkursowych zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych[2] (dalej: PZP), a także przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie[3] (dalej: Rozporządzenie).
Art. 61 ustawy PZP poza określonymi wyjątkami nakłada obowiązek stosowania środków komunikacji elektronicznej przy komunikowaniu się zamawiającego z wykonawcami. Obowiązek dotyczy w szczególności składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiany informacji oraz przekazywania dokumentów lub oświadczeń. Warto przy tym zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 62 PZP przez pojęcie „oferta” należy rozumieć również ofertę wstępną, ofertę podlegającą negocjacjom, ofertę ostateczną, ofertę dodatkową, ofertę wariantową oraz ofertę częściową.
Obowiązek stosowania drogi elektronicznej sprawia, że informacje przesyłane tą drogą muszą mieć postać elektroniczną w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[4]. Obowiązek ten wynika z § 2 ust. 1 Rozporządzenia.
Składanie ofert i wniosków
Gdy zamawiający udostępnił wykonawcom interaktywny formularz wygenerowany z Platformy e‑Zamówienia, złożenie oferty, wniosku lub wniosku konkursowego polega na złożeniu tego formularza wraz z odpowiednimi załącznikami. Funkcjonalność ta jest dostępna wyłącznie dla użytkowników wykonawcy posiadających rolę „Przygotowanie wniosków, ofert i prac konkursowych”. O rejestracji użytkowników i nadawaniu im odpowiednich uprawnień jest mowa w dalszej części artykułu.
Wstępne wypełnianie formularzy
Zalogowany wykonawca chcąc złożyć ofertę, wniosek lub wniosek konkursowy w pierwszej kolejności musi przejść do „Szczegółów postępowania”. Aby to uczynić powinien na stronie głównej wybrać sekcję „Przeglądaj postępowania i konkursy” i kliknąć w pole „Szczegóły” interesującego go postępowania lub konkursu. Następnie w wyświetlonej po prawe stronie sekcji „Ogłoszenia i dokumenty postępowania utworzone w systemie” lub sekcji „Ogłoszenia i dokumenty konkursu” wybrać funkcję „Wypełnij”. Wyświetlone okienko pozwala na określenie, czy wniosek o udział w postępowaniu składa pojedynczy wykonawca, czy konsorcjum.
W kolejnym kroku należy wypełnić dane wykonawcy lub wykonawców. Należy podać nazwę wykonawcy, jego status (mikro, małe średnie przedsiębiorstwo, jednoosobowa działalność, osoba fizyczna lub inne), kraj, numer identyfikacyjny, a także dane adresowe. W kroku trzecim (gdy ofertę, wniosek lub pracę konkursową składa konsorcjum), spośród wykonawców wspólnie składających wniosek należy wskazać lidera konsorcjum.
Pobieranie formularzy
Po wstępnym wypełnieniu formularza należy go pobrać na lokalny komputer, klikając w odpowiednią funkcję. Osoba wypełniająca formularz, przed jego pobraniem może wrócić do poprzedniej sekcji, by sprawdzić poprawność jej wypełnienia i wprowadzić ewentualne poprawki.
Po wybraniu funkcji pobrania formularza wyświetlane jest okno wyboru miejsca na dysku użytkownika, w którym zapisany zostanie plik formularza. Aplikacja tworzy automatycznie nazwę pliku, który zapisywany jest na dysku w formacie PDF. Nie należy zmieniać tej nazwy.
Ostateczne wypełnianie formularzy
Formularz zawarty w pobranym pliku jest wstępnie wypełniony danymi które wprowadził zamawiający przygotowując formularz. Plik należy otworzyć i wypełnić pozostałe dane za pomocą programu pozwalającego na odczyt plików PDF (np.: Adobe Acrobat Reader DC, Foxit PDF Reader, Nitro PDF Reader itp.), a następnie - nie zmieniając jego nazwy zapisać na dysku. Wypełniony formularz można edytować wielokrotnie, dopóki nie zostanie on podpisany.
Podpisywanie formularzy
Po wypełnieniu i ewentualnym wprowadzeniu wszelkich korekt, plik *.pdf zawierający formularz należy podpisać elektroniczne. Podpisanie pliku zawierającego wypełniony formularz odbywa się na lokalnym komputerze wykonawcy – poza platformą e-Zamówienia.
Gdy wartość przedmiotu zamówienia lub konkursu jest mniejsza od progów unijnych plik zawierający formularz oferty, wniosku lub pracy konkursowej, zgodnie z art. 63 ust.2 ustawy PZP, może być podpisany podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub podpisem osobistym. Gdy wartość przedmiotu zamówienia lub konkursu jest równa lub większa od progów unijnych formularz, zgodnie z treścią 63 ust. 1 ustawy PZP może być podpisany wyłącznie elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Ustawa PZP nie wspomina wprost o stosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest w niej jednak mowa o formie elektronicznej dokumentu określonej w art. 781 Kodeksu cywilnego, dla zachowania której wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go właśnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W związku ze zmianami po stronie Profilu Zaufanego od dnia 10 maja 2024 r. nie ma możliwości podpisywania podpisem zaufanym interaktywnego formularza ofertowego, tak jak do tej pory. Aby podpisać formularz ofertowy pobrany z Platformy e-Zamówienia należy po pobraniu i wypełnieniu formularza zapisać go w wersji nieedytowalnej i następnie podpisać Podpisem Zaufanym[5].
W przypadku, gdy stosowany jest podpis kwalifikowany lub podpis osobisty podpisujący powinien zwrócić uwagę na to by zastosować podpis wewnętrzny (ang. embedded signature lub internal signature) w formacie PAdES – właściwy do podpisywania dokumentów w formacie PDF. Podpis zewnętrzny (ang. detached signature lub external signature) jest także akceptowany przez Platformę, pod warunkiem dołączenia oddzielnego pliku z podpisem w sekcji „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”.
Załączniki można podpisać zarówno podpisem wewnętrznym, jak i zewnętrznym, natomiast dokumenty spakowane należy podpisać podpisem zewnętrznym. W przypadku konkursów, prace konkursowe i opracowania studialne nie powinny być podpisywane. Nie powinny one także zawierać danych/metadanych pozwalających na zidentyfikowanie autora pracy konkursowej.
O podpisywaniu plików jest mowa w dalszej części artykułu.
Przekazanie formularzy na Platformę
Podpisany formularz należy przekazać na platformę e-Zamówienia. W tym celu należy wejść ponownie w „Szczegóły postępowania”, wybrać pozycję menu „Oferty/wnioski” lub „Prace konkursowe” i kliknąć odpowiednio przycisk „Złóż ofertę/wniosek”, a w przypadku konkursu „Złóż wniosek/pracę konkursową/opracowanie studialne”.
W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia po wybraniu funkcji składania oferty lub wniosku wyświetlane jest okno zawierające dwie sekcje: „Wypełniony formularz oferty” oraz „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”. Użytkownik powinien przeciągnąć podpisany formularz do odpowiedniej sekcji lub kliknąć w sekcję i wybrać plik podpisanego formularza z dysku.
W przypadku konkursów po wybraniu funkcji składania wniosku, pracy konkursowej lub opracowania studialnego, wyświetlane jest okno zawierające trzy sekcje: „Praca konkursowa”, „Wypełniony formularz pracy konkursowej” oraz „Załączniki i inne dokumenty”. Również w tym przypadku użytkownik powinien przeciągnąć podpisany formularz do odpowiedniej sekcji lub kliknąć w sekcję i wybrać plik podpisanego formularza z dysku. Niepodpisany plik zawierający pracę konkursową należy przeciągnąć do sekcji „Praca konkursowa”.
Rejestracja wykonawcy na platformie e-zamówienia
W celu złożenia za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia wniosku, oferty, pracy konkursowej należy posiadać konto na Platformie oraz odpowiednie uprawnienia.
Rejestracja podmiotu oraz Supervisora
Aby założyć konto na platformie e-Zamówienia należy wejść na Platformę i przycisnąć przycisk „Zarejestruj się”. Zakładający konto może zarejestrować się jako zamawiający, wykonawca lub założyć konto uproszczone. Po zaznaczeniu pola „Wykonawca” i naciśnięciu przycisku „Dalej” wyświetlony zostaje formularz rejestracji pozwalający na wprowadzenie danych wykonawcy.
Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych i naciśnięciu przycisku „Dalej”, wyświetlony zostanie formularz pozwalający na wprowadzenie danych tzw. Supervisora. Po wypełnieniu tego formularza i zaznaczeniu pól „Akceptuję regulamin postępowania” oraz „Akceptuję politykę prywatności” oraz pola „nie jestem robotem” należy przycisnąć przycisk „Dalej”.
Gdy wszystkie pola formularzy wypełniono poprawnie, oprogramowanie Platformy sprawdza, czy podany przez użytkownika login jest unikalny. Jeśli nie, należy wprowadzić inny login Superwizora i ponownie wcisnąć przycisk „Dalej”. Gdy formularze wypełnione są poprawnie i login Supervisora jest unikalny na ekranie wyświetlony jest komunikat: „Konto podmiotu oraz Supervisora zostało utworzone. Na maila podanego podczas rejestracji został wysłany link aktywacyjny”.
Użytkownik dokonujący rejestracji powinien otworzyć otrzymanego maila i nacisnąć przycisk „Aktywuj”. Spowoduje to otworzenie w przeglądarce nowej zakładki ze stroną internetową Portalu zawierającą informację o aktywowaniu konta.
Po zalogowaniu się do Portalu loginem i hasłem Supervisora należy dokończyć aktywację. W tym celu trzeba pobrać plik XML zawierający wniosek o rejestrację i podpisać go za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. W przypadku podpisu kwalifikowanego, należy zwrócić uwagę by był to podpis wewnętrzny otoczony w formacie XAdES. Podpisany plik wniosku należy wysłać plik na Portal. O podpisywaniu dokumentów jest mowa w dalszej części artykułu.
Rejestracja użytkownika
Supervisor może utworzyć konto użytkownika. W tym celu powinien kliknąć ikonę przedstawiającą koło zębate znajdującą się w prawym górnym rogu ekranu i wybrać funkcję „Panel zarządzania”. Wyświetlone zostanie okno zawierające sekcję „Administrowanie użytkownikami”. Po kliknięciu w tą sekcję wyświetlone zostaje okno, u góry którego znajduje się przycisk „+Dodaj do podmiotu”. Kliknięcie funkcji „Użytkownik” udostępnia formularz rejestracji użytkownika. Po wypełnieniu formularza, zaznaczeniu pola „Nie jestem robotem” i naciśnięciu przycisku „Załóż konto” wyświetlana jest informacja „Konto zostało utworzone. Link aktywacyjny przesłano na adres email podany podczas rejestracji”.
Naciśnięcie w otrzymany mailu przycisku „Aktywuj” spowoduje - podobnie jak przy aktywacji Supervisora - otworzenie w przeglądarce nowej zakładki ze stroną internetową Portalu zawierającą informację o aktywowaniu konta i dodatkowo umożliwiającą nadanie hasła stosowanego przez użytkownika przy logowaniu się do portalu.
Określanie uprawnień zarejestrowanego użytkownika
Zalogowany Supervisor może zarejestrowanym użytkownikom Portalu nadać określone uprawnienia. W tym celu powinien kliknąć ikonę przedstawiającą koło zębate znajdującą się w prawym górnym rogu ekranu i wybrać funkcję „Panel zarządzania”. Wyświetlone zostanie okno zawierające sekcję „Administrowanie użytkownikami”. Po kliknięciu w tą sekcję wyświetlone zostaje okno zawierające listę użytkowników Portalu. Klikając w symbol przedstawiający trzy kropki można wybrać funkcję „Zmień role w podmiocie”. Powoduje to wyświetlenie okna, w którym danemu użytkownikowi przypisać można różne role, a w tym „Składanie ofert/wniosków/prac konkursowych”.
Podpisywanie formularzy ofert, wniosków i prac konkursowych
Uwzględniając konieczność odpowiedniego zabezpieczenia autentyczności i integralności składanych ofert, wniosków i prac konkursowych ustawodawca w art. 63 ustawy PZP wprowadził obowiązek opatrywania tych dokumentów podpisem elektronicznym. Dopuszczono trzy rodzaje podpisu elektronicznego: elektroniczny podpis kwalifikowany, podpis zaufany oraz podpis osobisty[6].
Rodzaje podpisów elektronicznych
Podpis kwalifikowany zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i zaufania, uznawany za równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Podpis zaufany (Profil zaufany) jest darmowym podpisem elektronicznym dostępnym dla obywateli Polski poprzez platformę ePUAP[7]. Uznawany za podpis zaawansowany zgodnie z eIDAS[8].
Podpis osobisty to rodzaj elektronicznego podpisu, który jest zapisany na elektronicznym dowodzie osobistym (e-dowodzie) i służy do podpisywania dokumentów w sposób prawnie wiążący. Jest to również podpis zaawansowany w rozumieniu rozporządzenia eIDAS.
Typy (warianty) podpisów elektronicznych
Istnieją następujące typy podpisów elektronicznych:
wewnętrzny (ang. embedded signature lub internal signature),
otoczony (ang. Enveloped signature),
otaczający (ang. Enveloping signature),
zewnętrzny (ang. detached signature lub external signature).
Podpis wewnętrzny jest osadzony bezpośrednio w podpisywanym pliku, natomiast w przypadku podpisu zewnętrznego podpis jest przechowywany w oddzielnym pliku, niezależnym od dokumentu, mającym własne rozszerzenie, np. .sig, .p7s, .asc.
Formaty podpisów elektronicznych
Najczęściej stosowanymi formatami podpisu są formaty PAdES i XAdES. Wykonawca podpisując formularze odpowiednie dla danego postępowania lub konkursu najczęściej musi wybrać format podpisu.
PAdES to standard elektronicznego podpisu wewnętrznego przeznaczony do podpisywania dokumentów wyłącznie w formacie PDF. Podpis jest osadzony wewnątrz pliku PDF, co sprawia, że plik pozostaje w jednym kawałku i może być łatwo otwierany przez dowolną przeglądarkę PDF.
XAdES to standard podpisu elektronicznego przeznaczony do podpisywania dokumentów w formacie XML (podpisem wewnętrznym) oraz podpisem zewnętrznym wielu innych, w tym DOC, DOCX (Microsoft Word), ODT (OpenDocument), TXT, XLS, XLSX (Microsoft Excel), ODS (OpenDocument Spreadsheet), plików graficznych: JPG, PNG, TIFF, plików audio i wideo: MP3, MP4, WAV oraz plików archiwalnych: ZIP, RAR, 7Z.
Weryfikacja podpisu elektronicznego
Weryfikacja podpisu zewnętrznego wymaga specjalistycznego oprogramowania dostarczanego przez dostawców podpisu elektronicznego np.:
Dostępne są także inne programy pozwalające na zweryfikowanie podpisu, np. DSS (Digital Signature Services) Validator[13] który jest narzędziem open-source udostępnianym przez European Commission w ramach projektu Connecting Europe Facility (CEF). Obsługuje wszystkie standardy podpisów elektronicznych zgodne z eIDAS.
Zakończenie
Warto zwrócić uwagę na pewne istotne przepisy ustawy PZP. W art. 68 ustawy PZP ustawodawca określił bowiem wymagania dotyczące środków komunikacji elektronicznej stosowanych do przekazywania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w lub w konkursie, wniosków o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania, oraz prac konkursowych. Środki te muszą zapewniać zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności przekazywanych danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie. Za zapewnienie, by z zawartością ofert nie można było zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia – odpowiada (zgodnie z art. 221 PZP) zamawiający. Ustawodawca nie nałożył wprost takiego obowiązku na zamawiającego w odniesieniu do wniosków (art. 145 PZP) i prac konkursowych (art. 346 PZP). Należy jednak przyjąć, że to właśnie zamawiający musi zadbać o to by z zawartością wniosków i prac konkursowych nie mógł się zapoznać nikt przed upływem terminu ich otwarcia.
W tym miejscu należy zauważyć, że wykonawcy wysyłają na platformę e-Zamówienia niezaszyfrowane oferty, wnioski i wnioski konkursowe. Od tego momentu to właściciel platformy, czyli Urząd Zamówień Publicznych decyduje o tym, kiedy i komu udostępniona zostanie treść tych dokumentów. Nie ma oczywiście żadnych podstaw, by przypuszczać, że dokumenty te udostępniane są komukolwiek przed upływem odpowiednich terminów. Tym niemniej, formalnie rzecz biorąc, gwarancja zachowania poufności powinna być wyraźnie wyrażona przez właściciela platformy. Wydaje się, że właściwym miejscem na taką deklarację jest §15. Regulaminu korzystania z Platformy e-Zamówienia[14].
Artkuł opisuje jedynie wyrywkowo proces składania ofert, wniosków i prac konkursowych. Pominięto np. kwestie związane ze składaniem ofert w przypadku, gdy formularz ofertowy nie jest generowany z Platformy e‑Zamówienia. Nie poruszono także kwestii związanych z wycofywaniem złożonych ofert, wniosków i dokumentów konkursowych, a także sposobu pobierania dokumentów potwierdzających - Elektronicznego Potwierdzenia Przyjęcia (EPP) i Elektronicznego Potwierdzenia Otrzymania (EPO).
Osoby zainteresowane pominiętymi w artykule tematami powinny zapoznać się materiałami dostępnymi na platformie e-Zamówienia, a szczególnie instrukcją w postaci pliku w PDF[15] informująca o tym, jak złożyć ofertę, wniosek lub pracę konkursową. Na platformie dostępne są również filmy instruktażowe pokazujące krok po kroku jak pobrać, wypełnić, złożyć i wycofać formularz wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu[16], formularz ofertowy[17],formularz konkursowy i prace konkursowe[18].
Przypisy
https://ezamowienia.gov.pl ↑
t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ↑
Dz.U. z 2020 r. poz. 2452 ↑
t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 ↑
Patrz wyjaśnienie na stronie Portalu: https://edu.ezamowienia.gov.pl/pl/zmiany-w-sposobie-podpisywania-interaktywnego-formularza-ofertowego-podpisem-zaufanym/ ↑
Patrz - ustawa z dnia z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 671, z 2023 r. poz. 1234, 1941). ↑
https://digital-strategy.ec.europa.eu/pl/policies/eidas-regulation ↑
https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation ↑
https://edu.ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu ↑
https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Oferty-5.2.pdf ↑
https://edu.ezamowienia.gov.pl/filmy/wniosek-o-dopuszczenie-do-udzialu-w-poste%cc%a8powaniu/ ↑
https://edu.ezamowienia.gov.pl/filmy/skladanie-przez-wykonawce%cc%a8-formularza-ofertowego/ ↑
https://edu.ezamowienia.gov.pl/filmy/skladanie-przez-wykonawce%cc%a8-formularza-konkursowego/ ↑